Przygotowanie dokumentacji to proces złożony i czasochłonny, dlatego warto o nią zadbać w momencie przeprowadzania transakcji. Pozwoli to m.in. zgromadzić na bieżąco argumentację na obronę stosowanej polityki cen transferowych. To kluczowe, bo materiał zebrany po zakończeniu postępowania kontrolnego nie będzie rozpatrzony.
Transakcje z podmiotami powiązanymi stanowią stały element codziennej działalności w funkcjonowaniu złożonych struktur kapitałowych. Okoliczności i charakter pewnych relacji grupowych wydają się na tyle naturalne, że nie wymagają formalnego uzasadnienia. Wielu podatnikom sporządzenie dokumentacji wydaje się więc standardowym obowiązkiem, który będzie można spełnić, o ile zajdzie taka potrzeba, w ustawowym terminie 7 dni od wezwania organów podatkowych.
Zbyt krótki termin
Bardzo możliwe, że dokumentacja podatkowa przygotowana po znacznym upływie czasu od realizacji transakcji oraz sporządzona w pośpiechu może okazać się niekompletna i wadliwa. Fakty i dokumenty potwierdzające zasadność i rynkowość transakcji oraz całej polityki cen transferowych nie będą już tak dobrze odzwierciedlone, szczególnie jeśli w firmie zmieni się personel. Dlatego też organy podatkowe zachęcają podatników do tworzenia dokumentacji podatkowej na bieżąco. Na przykład WSA w Gdańsku w orzeczeniu z 29 stycznia 2013 (sygn. akt I Sa/Gd 1222/12) podkreślił, że proces opracowywania dokumentacji podatkowej, w zależności od przedmiotu i charakteru transakcji oraz dostępnych danych, może okazać się procesem długim i czasochłonnym. W związku z tym, dokumentacja podatkowa powinna być sporządzana przez podatników na bieżąco, nie zaś jedynie na wypadek kontroli organów podatkowych.
Nie warto zwlekać z materiałem dowodowym
Dokumentacja podatkowa jest podstawowym źródłem informacji o transakcji. Jednak dowodem w sprawie może być wszystko, co przyczyni się do jej wyjaśnienia. NSA w wyroku z 21 maja 2010 (sygn. akt II FSK 41/09) podkreślił, że w postępowaniu podatkowym – stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej należy dopuścić jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
W konsekwencji, nawet brak dokumentacji podatkowej nie oznacza automatycznej korekty cen transferowych. Do zakończenia postępowania podatkowego podatnik może przedstawić organom odpowiedni i wyczerpujący materiał dowodowy, a te są zobowiązane go uwzględnić. Niewykorzystanie tej możliwości może prowadzić do przykrych konsekwencji. Przekonał się o tym polski dystrybutor prowadzący handel hurtowy/detaliczny artykułami branży instalacyjnej, grzewczej i sanitarnej oraz pośredniczący w dystrybucji tych wyrobów na rynki wschodnie (w tym zakresie spółka nie sporządziła jednak dokumentacji podatkowej). Organy – na bazie udostępnionych im informacji – dokonały reklasyfikacji świadczenia uznawanego przez spółkę jako magazynowanie, uznając, że w praktyce spółka pełniła wiele funkcji, była w tym zakresie dystrybutorem i powinna uzyskiwać w związku z tym zysk odpowiedni dla dystrybutorów o pełnym ryzyku (a więc istotnie wyższy niż zadeklarowany).
Sprawa być może mogła doczekać się innego rozstrzygnięcia (korzystnego dla spółki), gdyby spółka na etapie postępowania podatkowego przedstawiła przekonujące dowody – niestety uczyniła to dopiero podczas pierwszej rozprawy przed WSA. Korzystny wyrok sądu pierwszej instancji (orzeczenie WSA w Krakowie z 3 czerwca 2009, sygn. akt I SA/Kr 1374/08) został jednak uchylony przez NSA (wyrok z 1 marca 2011, sygn. akt II FSK 1924/09). Powodem było to, że przy orzeczeniu zostały wzięte pod uwagę środki dowodowe przedstawione dopiero na rozprawie, a przedmiotem oceny w sprawie, w której wydano decyzję wymiarową, a więc określającą zobowiązanie podatkowe, nie mogą być środki lub źródła dowodowe niezaprezentowane w toku postępowania podatkowego, lecz po raz pierwszy poza nim, to jest na rozprawie przed sądem administracyjnym.
Ocena złożonego na niej oświadczenia Prezesa Zarządu Spółki nie może więc wywołać jakichkolwiek skutków procesowych w postępowaniu sądowym, którego celem jest zbadanie legalności zaskarżonej decyzji podatkowej w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych.
Z uwagi na fakt, że dowody zgromadzone na etapie postępowania podatkowego nie dawały podstaw do obrony stanowiska spółki w ostatecznym rozstrzygnięciu (wyrok WSA w Krakowie z 5 lipca 2011, sygn. akt I SA/Kr716/11) oszacowano jej dochód, który dodatkowo opodatkowano według sankcyjnej stawki 50 proc.
A co proponują znowelizowane przepisy?
Także znowelizowane przepisy zakładają, że dokumentacja cen transferowych nie będzie dołączana do deklaracji CIT, a będzie przedstawiana organom podatkowym w ciągu 7 dni od wezwania. Nowelizacja wprowadza jednak dodatkowy obowiązek w postaci dołączenia do deklaracji CIT oświadczenia podatnika o posiadaniu dokumentacji cen transferowych. Jak wskazuje uzasadnienie do projektu, oświadczenie takie powinno zostać podpisane przez osobę podejmującą strategiczne decyzje w zakresie polityki cen transferowych. W praktyce podatnicy będą zatem zobowiązani do przygotowania kompletnej dokumentacji cen transferowych na moment złożenia deklaracji CIT.
Także znacznie rozszerzony zakres informacji, które będą prezentowane w dokumentacji cen transferowych nie pozwoli podatnikom na odłożenie tego obowiązku na 7-dniowy termin wynikający z wezwania fiskusa.